Одним из наиболее результативных способов повышения эффективности управления объектами недвижимости является снижение издержек в операциях по документообороту, автоматизация процессов оказания услуг аренды и процессов эксплуатации объектов. Это позволяет компании снизить время обычных рутинных операций по оформлению документов, ориентировать специалистов по аренде и эксплуатации на более важную работу, сократить сроки заключения договоров и дополнительных соглашений, оптимизировать механизмы контроля начисления и оплаты арендных площадей, усовершенствовать систему эксплуатации объектов, сделать процесс управления недвижимостью прозрачным и управляемым.
Продукт содержит набор подсистем, которые в совокупности обеспечивают комплексное управление объектами недвижимости, включая решение задач бухгалтерского, управленческого, юридического и административного учета:
•Ведение реестра объектов недвижимости, интеграция с графическими планами размещения, автоматическая генерация объектов в информационной базе на основе плана размещения;
•Учет первичных документов по договорам аренды, использование произвольных шаблонов в формате Microsoft ® Word ® для печати документов, формирование графической отчетности по площадям;
•Управление расчетами с арендаторами, автоматическое формирование документов по начислению платежей, разделение услуг на постоянные и тарифицируемые;
•Управление эксплуатацией объектов недвижимости: обеспечение процессов по обслуживанию, плановому и текущему ремонту объектов недвижимости, обработке заявок на обслуживание.
Далее представлено описание возможностей каждой из подсистем.
Управление реестром объектов недвижимости
•Ведение иерархического справочника объектов недвижимости с широким набором характеристик и возможностью добавления произвольных характеристик; все введенные характеристики в дальнейшем могут использоваться для группировок и отборов в отчетах;
•Простота загрузки планировок объектов с помощью сканера (например, на основе плана БТИ);
•Автоматическое создание объектов недвижимости в базе данных на основе графических планов размещения;
•Оперативный просмотр размещения объекта на плане;
•Регистрация произвольных статусов объектов недвижимости на заданный период - свободен, в резерве, на ремонте, арендуется и т.п.;
•Формирование реестра объектов недвижимости с возможностью гибкой группировки и отбора по различным характеристикам;
•Формирование графической отчетности с цветовым выделением объектов недвижимости в зависимости от статуса и возможностью произвольного отбора (по свободным площадям, по площадям в ремонте, резерве и т.п.);
•Возможность привязки объектов недвижимости к ценовым категориям, регистрация цен на услуги с привязкой к ценовым категориям, хранение истории цен.
Управление договорами аренды
•Учет первичных документов по договорам аренды (Заключение договора аренды, Дополнительное соглашение, Расторжение договора аренды, Акт приема-передачи арендуемых помещений, Акт приема-возврата арендуемых помещений);
•Возможность разделять арендную плату на постоянную (аренда помещений) и переменную (тарифицируемые услуги) части;
•Гибкое управление способами начисления, ставками и тарифами на услуги, хранение истории изменения ставок и тарифов;
•Использование произвольных шаблонов на основе Microsoft ® Word ® для печати первичных документов;
•Печать графических планов с выделением сдаваемых в аренду объектов в качестве приложений к договорам;
•Хранение списка телефонных номеров и их привязка к договорам арендаторов;
•Возможность многократного изменения ставок на услуги в пределах одного договора;
•Возможность учета аренды "с перерывами";
•Использование в договорах специальных курсов валют (валютный коридор, курс ЦБ плюс заданный процент, фиксированный курс);
•Возможность управления договорами субаренды;
•Формирование графической отчетности, содержащей планы размещения объектов, с цветовым выделением объектов в зависимости от их статуса и отображением необходимой информации по арендаторам;
•Проверка занятости и контроль превышения общей площади объекта при создании нового договора аренды;
•Возможность сдавать один объект в аренду нескольким арендаторам;
•Групповая пролонгация и расторжение договоров аренды с возможностью отбора по заданным характеристикам;
•Формирование реестра договоров аренды с возможностью гибкой группировки и отбора по различным характеристикам.
Управление взаиморасчетами по аренде
•Гибкая настройка детализации взаиморасчетов с арендаторами: по договорам, периодам оплаты, объектам, услугам, счетам;
•Автоматический расчет арендной платы в соответствии со способами начисления, валютой и ставками, заданными в договоре;
•Расчет аренды за неполный период. Возможность расчета как по фактическому количеству дней в указанном периоде, так и на основании "среднего месяца";
•Расчет оплаты за тарифицируемые услуги с учетом показаний счетчиков, возможность распределения показаний счетчика по нескольким объектам либо арендаторам;
•Расчет оплаты за телефон с учетом номеров, числящихся по договору контрагента;
•Учет залоговых (депозитных) платежей;
•Расчет суммы пеней по различным алгоритмам;
•Ведение расчетов с собственниками объектов недвижимости по агентской схеме;
•Пакетное формирование и печать документов по начислению арендной платы с возможностью отбора по различным критериям;
•Отчетность по взаиморасчетам с арендаторами с расшифровкой по документам, периодам, услугам и объектам аренды;
•Возможность печати документов по аренде (счетов, актов и счетов-фактур) как в сводной форме, так и с детализацией по объектам и/или услугам;
•Отчет об эффективности использования площадей с расчетом коэффициента полезного использования и величины финансовых потерь от простоя объектов;
•Анализ продаж с необходимой детализацией и группировкой данных;
•Планирование платежей по аренде, проведение план-фактного анализа.
Управление эксплуатацией объектов недвижимости
•Планирование мероприятий по техническому обслуживанию объектов недвижимости (плановый и текущий ремонт, регламентные работы и т.п.)
•Оформление и контроль заявок на обслуживание;
•Хранение смет по материалам и работам на проведение мероприятий по техническому обслуживанию;
•Учет фактических затрат на эксплуатацию;
•Учет услуг подрядных организаций по выполнению техобслуживания;
•Ведение истории мероприятий по техобслуживанию;
•Планирование и проведение план-фактного анализа затрат на эксплуатацию.
Имеет статус "Лучший продукт 1С-Совместно 2012-2013". Требует наличия продукта 1С:Управление производственным предприятием 8.